Fiscozen es el servicio líder en Italia para la gestión del número de IVA en línea, a través de una plataforma de software y un servicio de asistencia fiscal. Fundada en 2018 con sede en Milán, la empresa ha experimentado un crecimiento exponencial con más de 100.000 usuarios activos y una importante inversión recaudada. El desarrollo del negocio fue de la mano con el crecimiento del equipo, que se expandió rápidamente a más de 150 empleados en la actualidad.
Desde el principio, una cultura corporativa basada en el trabajo para objetivos y soluciones de trabajo flexibles ha contribuido a respaldar el crecimiento del equipo de Fiscozen y a ampliar la base de contratación de empleados. Sin embargo, al mismo tiempo que este crecimiento, el uso de oficinas representó un elemento crítico.
El reto
Para una startup como Fiscozen, la oficina representa una importante inversión económica a medio plazo. Encontrar y mudarse a una nueva ubicación a menudo toma más tiempo que hacer crecer el equipo, sin mencionar el costo de la operación. Esta situación fue particularmente crítica para Fiscozen, cuya oficina, ubicada en un sugerente sótano en el barrio Navigli de Milán, era demasiado pequeña y estaba mal insonorizada, por lo que era caótica e incómoda.
El equipo de RRHH de Fiscozen, ante el crecimiento exponencial del equipo, se enfrentaba así a un triple reto:
- Encontrar una solución para albergar un equipo en crecimiento en espacios limitados
- Convertir la oficina en un espacio atractivo para los empleados, en línea con la cultura corporativa.
- Traslado a una nueva ubicación optimizando la inversión a medio plazo.
La solución
Para solucionar el problema, Fiscozen ha optado por el uso de Nibol como plataforma de reserva de escritorio, permitiendo a los empleados disponer de un sistema para gestionar y reservar puestos de trabajo de forma independiente, ver el calendario de quién está en la oficina y elegir cuándo y cerca de quién trabajar.
Fiscozen ha elegido Nibol principalmente por su facilidad de uso y administración. La adopción por parte de los empleados fue inmediatamente cercana al 100%, con uso completamente autónomo, sin necesidad de capacitación particular. Así, el uso de Nibol ha permitido a la empresa seguir utilizando espacios limitados, rotando el personal de asistencia, con un mínimo esfuerzo de gestión.
Gracias a los conocimientos de datos de Nibol, la nueva sede se concibió de forma nativa como una oficina híbrida con estaciones de trabajo reservables. No hay oficinas privadas ni escritorios asignados, el 100% de los puestos de trabajo son hot-desking y no se pueden reservar con más de dos semanas de antelación. Puede albergar hasta tres veces más empleados que puestos de trabajo, renovando así el ciclo de optimización y ahorro de cara a un mayor crecimiento del negocio.
Los resultados
Gracias también a la contribución de Nibol, Fiscozen logró:
- acomodar al equipo en una oficina pequeña
- obtener el premio de Great Place To Work® Italia
- trasladarse a una nueva sede más amplia, con planes de utilizarla para el crecimiento futuro
Los empleados pueden organizarse sin la rigidez de los puestos fijos y la empresa aprovecha al máximo los espacios disponibles. En las nuevas oficinas de Milán, disfrutan de un entorno de trabajo cómodo y con Nibol siguen teniendo la posibilidad de elegir el puesto de trabajo más adecuado a sus necesidades individuales y en equipo.
El uso de Nibol permite a la empresa ahorrar costos y recursos al mismo tiempo, como demuestra la elección de una sede con 90 estaciones, diseñada para albergar hasta 300 personas.
Conclusión
La introducción de Nibol y el trabajo inteligente han permitido a Fiscozen convertir el desafío del trabajo en la oficina en una oportunidad. La historia de Fiscozen muestra cómo la flexibilidad y la adopción de soluciones innovadoras son fundamentales para respaldar un crecimiento rápido y mantenerse ágiles.
