Cos'è l'hot desking? Scoprire Desk Booking di Nibol

Avete mai sentito parlare di hot desking? Se questo concetto vi è nuovo, siete nel posto giusto.

Stiamo andando a rompere cos'è l'hot desking, quali sono i suoi benefici e svantaggi e perché il tuo ufficio ne ha bisogno. Ora.

Per coloro che lavorano ancora da casa, pensare alla loro scrivania provoca un po' di nostalgia.

Alcuni pensano a quando vedevano i colleghi passare davanti alla loro postazione di lavoro, altri sparivano dietro pile di documenti e post-it, altri ancora la decoravano secondo i loro gusti, con foto, piante e altri gadget.

Lascrivania era come la casa di ogni impiegato dell'ufficio.

In un'epoca post-pandemica, poche persone sono tenute a tornare permanentemente in ufficio e, quindi, alle loro scrivanie.

Per questo motivo, i luoghi di lavoro moderni stanno adottando un modello più flessibile chiamato hot desking.

Se questo concetto vi è nuovo, siete nel posto giusto.

Stiamo andando a rompere cos'è l'hot desking, quali sono i suoi benefici e svantaggi e perché il tuo ufficio ne ha bisogno. Ora.

Cos'è l'hot desking?

L'hot desking è un ambiente flessibile dove i dipendenti possono prenotare un posto per un solo giorno.

Dà ai dipendenti la massima flessibilità per collaborare a un progetto, lavorare in un ufficio satellite o cambiare prospettiva di tanto in tanto.

Queste sono spesso prenotazioni a breve termine, on-demand, che i dipendenti fanno il giorno stesso o un giorno in anticipo.

L'hot desking si trova spesso nei luoghi di lavoro ibridi, che permettono ai dipendenti di scegliere dove lavorare.

Se un impiegato non viene in ufficio tutti i giorni, dalle 9 alle 5, allora non ha senso che abbia una scrivania assegnata in modo permanente.

Questo lascerebbe i posti liberi per lunghi periodi, con conseguente spreco di risorse e alti costi immobiliari per i datori di lavoro.

Mentre gli orari di lavoro flessibili e l'hot desking dipendevano dalla cultura aziendale della singola azienda, Covid-19 li ha resi essenzialmente imperativi.

L'hot desking vi dà informazioni precise sull'utilizzo di ogni posto, in modo da poter disinfettare lo spazio prima che sia prenotato da qualcun altro il giorno dopo.

Ma l'hot desking esisteva molto prima di Covid-19 e i benefici supereranno anche quelli della pandemia.

I benefici dell'hot desking

Anche prima della pandemia, le aziende erano alla ricerca di modi per modernizzare i loro uffici. Non solo per favorire il lavoro di squadra, l'efficienza e la produttività, ma anche per attirare nuovi talenti.

Laforza lavoro di oggi si aspetta flessibilità, collaborazione e innovazione. L'hot desking aiuta le aziende a soddisfare queste e altre esigenze.

Di seguito troverete i principali vantaggi dell'hot desking, sia per le aziende che per i dipendenti:

1. Sicurezza e igiene

L'hot desking vi dà la possibilità di determinare quali posti sono disponibili per la prenotazione in base alla capacità del vostro ufficio e alle linee guida sulla distanza sociale.

In questo modo si può essere sicuri che i dipendenti abbiano uno spazio sicuro per lavorare in ufficio.

Avere un registro dell'uso quotidiano può essere utile per indicare rapidamente e facilmente al personale di pulizia quali stazioni disinfettare.

2. Flessibilità

Dà ai dipendenti la libertà e la flessibilità di lavorare dove sono più produttivi.

Se hanno intenzione di venire in ufficio, possono prenotare una scrivania dove possono lavorare meglio senza essere legati a uno spazio.

Se invece hanno bisogno di lavorare da casa, possono liberare una postazione in ufficio.

3. Collaborazione e produttività

Avere una persona diversa accanto a te ogni giorno può avere un impatto positivo sulla produttività e sulla collaborazione.

L'hot desking incoraggia i dipendenti a incontrare e parlare con i membri del team con cui normalmente non interagirebbero.

Invece dei team seduti in silos, l'hot desking incoraggia più interazioni interfunzionali.

4. Risparmi sui costi

Le tradizionali assegnazioni permanenti dei posti sono costose perché richiedono più spazio.

Gli impiegati che lavorano da casa o da uffici più piccoli e remoti lasciano le loro postazioni di lavoro inutilizzate.

L'hot desking riduce questo spazio sprecato permettendo alle aziende di ridurre i costi immobiliari e di fare un uso migliore dello spazio esistente.

5. Decisioni basate sui dati

ti dà un'idea di come viene usato il tuo spazio in modo da poter individuare le tendenze e sfruttare al meglio il tuo spazio.

In più, ottieni spunti per prendere decisioni aziendali intelligenti e informate mentre pianifichi le future esigenze immobiliari.

6. Spazio di lavoro ordinato

Infine, l'hot desking rende i luoghi di lavoro più ordinati in generale.

Con meno oggetti personali o pile di carta che ingombrano lo spazio della scrivania, si ottiene un ufficio più pulito e organizzato.

Inoltre, meno oggetti personalizzati e postazioni di lavoro sgombre si traducono in meno superfici da igienizzare e precauzioni da avere per la tranquillità e la salute di tutti.

Gli svantaggi dell'hot desking

Naturalmente, l'hot desking potrebbe non essere la soluzione migliore per ogni azienda.

Ci sono aspetti negativi che potrebbero influenzare i dipendenti.

Vediamo insieme quali:

  • i dipendenti potrebbero non avere un proprio spazio da personalizzare
  • avere una nuova stazione ogni giorno potrebbe essere fastidioso per i dipendenti che amano la routine.
  • L'hot desking potrebbe rendere la comunicazione di persona più difficile se non si ha un modo semplice per sapere dove sono seduti i membri del team.

Uno dei modi migliori per sapere se l'hot desking è giusto per la vostra azienda è valutare la vostra cultura aziendale e le esigenze in evoluzione dei vostri dipendenti.

Se il vostro ufficio si concentra su sicurezza, efficienza, flessibilità e mobilità, è più probabile che possiate beneficiare dell'hot desking.

Prenotazione da scrivania di Nibol

Dal momento che state considerando l'hot desking per il vostro posto di lavoro, vorrete cercare una soluzione che funziona perfettamente con il vostro stack tecnologico esistente e mantiene il vostro spazio flessibile.

Nibol offre una nuova soluzione di hot desking che soddisfa queste esigenze: Desk Booking.

Con Desk Booking, puoi mappare tutte le scrivanie della tua azienda in modo facile e organizzato. Con un semplice gesto, i vostri dipendenti possono vedere tutte le postazioni di lavoro disponibili e scegliere quella che preferiscono per lavorare.

In pochi click sarete in grado di creare un ambiente più dinamico, di tenere traccia della posizione di ciascuno (sapendo quali stazioni sono da igienizzare), e di rendere la squadra più produttiva e felice di andare in ufficio in tutta tranquillità.

Scopri di più su come usare il nostro software di desk booking per semplificare l'hot desking e creare un ambiente di lavoro più sicuro e flessibile.