"Nibol ci ha permesso di semplificare la gestione degli spazi e migliorare l'esperienza quotidiana delle persone in ufficio. L'interfaccia intuitiva, la flessibilità e la possibilità di integrare la soluzione con i nostri sistemi interni hanno reso l'adozione naturale ed efficace fin da subito."

Davide Trezzi
Digital Ecosystem Manager @ COIMA

Overview

COIMA, leader italiano nel settore immobiliare con oltre 300 professionisti, ha integrato Nibol nell'App Portanuova Milano, creando un hub digitale centralizzato per la gestione degli spazi che ha rivoluzionato l'organizzazione dell'ufficio, rendendola più ordinata, trasparente ed efficiente.

Chi è COIMA

COIMA è leader italiano nel settore immobiliare, specializzato in investimenti, sviluppo e gestione di patrimoni. Si distingue per l'attenzione alla rigenerazione urbana e alla sostenibilità, in particolare con il progetto Portanuova a Milano. L'azienda conta oltre 300 professionisti.

La Sfida

Prima di adottare Nibol, COIMA riscontrava inefficienze nella gestione degli uffici. Sebbene utilizzasse già Spaceti e un software per la prenotazione delle scrivanie, era necessaria una soluzione più integrata che si collegasse direttamente all'app Portanuova Milano.

L'obiettivo era:

• Offrire un'esperienza utente centralizzata e completa

• Rispondere al bisogno di flessibilità e ottimizzazione degli spazi emerso nel periodo post-pandemico

• Integrare la gestione degli spazi all'interno di una piattaforma digitale più ampia e accessibile

• Attivare una partnership scalabile per estendere la soluzione a più edifici di Portanuova, rafforzando l'identità del quartiere come smart district interconnesso

La Soluzione

COIMA ha scelto Nibol per la sua soluzione agile e innovativa, integrabile nell'App Portanuova. Ciò arricchisce l'App come hub di servizi di tenant experience.

Funzionalità implementate:

Desk Booking con sistema di check-in
Il sistema di check-in, con regole per la conferma della presenza, è fondamentale per ottimizzare l'occupazione degli spazi. È considerato innovativo perché valida la presenza effettiva, raccoglie dati precisi sull'utilizzo, migliora la pianificazione e promuove un uso responsabile delle risorse.

Gestione visitatori
La digitalizzazione del registro visitatori in reception ha sostituito il registro cartaceo, migliorando l'efficienza e il monitoraggio degli accessi. Questo ha ridotto i tempi di gestione, aumentato la tracciabilità e migliorato l'esperienza complessiva in reception.

Gestione consegne
La gestione digitale delle consegne semplifica il processo di comunicazione ai dipendenti dei pacchi consegnati in reception e ne migliora la tracciabilità.

Gestione gruppi
Nibol ha migliorato la collaborazione grazie alla gestione dei gruppi, permettendo ai team di riservare aree specifiche. Questo favorisce l'interazione e il lavoro di squadra, specialmente nei giorni di grande affluenza.

Il Risultato

L'introduzione di Nibol ha rivoluzionato l'organizzazione dell'ufficio, portando benefici tangibili:

Gestione degli spazi più efficiente
I dipendenti possono prenotare le postazioni autonomamente, migliorando l'efficienza e fornendo dati utili per ottimizzare gli spazi in base ai pattern di utilizzo reali.

Maggiore autonomia dei dipendenti
L'interfaccia intuitiva di Nibol ha garantito un'adozione rapida ed elevata, permettendo ai dipendenti di gestire autonomamente le proprie prenotazioni senza necessità di supporto continuo.

Miglioramento nella collaborazione
La possibilità di riservare aree specifiche per i team ha favorito l'interazione e il lavoro di squadra, specialmente nei giorni di grande affluenza.

Riduzione delle attività di coordinamento manuale
Le funzioni di supporto hanno potuto ridurre significativamente il tempo dedicato al coordinamento manuale delle prenotazioni e alla gestione amministrativa degli spazi.